Aviso de Prácticas de Privacidad.

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO USTED PUEDE TENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR REVÍSALO CON CUIDADO.

Durante su tratamiento con Healing Roots Counseling, los consejeros pueden recopilar información sobre sus experiencias pasadas, su salud, así como sobre los trastornos emocionales y conductuales pasados y actuales. Este aviso explica cómo se puede usar y compartir esta información con otros. También explica sus derechos de privacidad con respecto a este tipo de información. Los términos de este aviso se aplican a la información de salud creada o recibida por Healing Roots Counseling. La ley nos exige: asegurarnos de que la información que lo identifica se mantenga privada; darle este aviso de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a su información; seguir los términos del aviso que está actualmente en vigor; y notificarle en caso de que haya una violación de cualquier información médica protegida.

Además de estas obligaciones generales, las leyes y reglamentos federales protegen la confidencialidad de los registros de pacientes con trastornos por uso de sustancias. Si está recibiendo servicios (incluido el diagnóstico, el tratamiento o la remisión) para un trastorno por abuso de sustancias, es posible que no reconozcamos a una persona fuera de nuestra organización que está recibiendo dichos servicios de nuestra parte ni divulguemos ninguna información que lo identifique como víctima de un abuso de sustancia excepto bajo ciertas circunstancias descritas en la página 4 de este aviso.

Su información médica puede ser utilizada y divulgada para los siguientes propósitos:

  • Tratamiento: podemos utilizar su información para brindar, coordinar y administrar su tratamiento. Por ejemplo, un consejero de Healing Roots Counseling puede compartir su información médica protegida con otro consejero para una consulta o una referencia. Obtendremos su consentimiento escrito antes de divulgar tu información privada fuera de Healing Roots Counseling con fines de tratamiento, excepto en circunstancias de emergencia cuando no sea posible obtener su consentimiento.

  • Pago: Podemos usar y divulgar su información médica para facturar y cobrar a usted, a una compañía de seguros o a una tercera entidad por los servicios que reciba. Por ejemplo, es posible que necesitemos brindarle información a su plan de seguro sobre el tratamiento que recibió por Healing Roots Counseling para que su plan nos pague o le reembolse por el costo del servicio. También podemos informar a su plan de seguro sobre un tratamiento que va a recibir para obtener una aprobación previa, para determinar si su plan cubrirá el tratamiento o para fines de una revisión independiente de la denegación de un reclamo por falta de necesidad médica. Obtendremos su consentimiento por escrito antes de realizar divulgaciones con fines de pago.

  • Operaciones de Atención Médica: podemos usar y divulgar información médica protegida sobre usted para las operaciones de atención médica de Healing Roots Counseling. Las operaciones de atención médica son los usos y divulgaciones de información que son necesarias para ejecutar Healing Roots Counseling y para garantizar que todos nuestros clientes reciban una atención de calidad. Por ejemplo, podemos usar información médica protegida para revisar nuestro tratamiento y servicios, y para evaluar el desempeño de nuestro personal y consejeros en su atención. Obtendremos su consentimiento escrito antes de hacer divulgaciones a otras personas fuera de Healing Roots Counseling para fines de operaciones de atención médica.

  • Recordatorios de citas y otra información médica: podemos usar su información de contacto para enviarle recordatorios sobre citas futuras. Podemos comunicarnos con usted con información sobre tratamientos nuevos o alternativos u otros servicios de atención médica o para fines de coordinación de la atención, a menos que recibamos una remuneración financiera a cambio de realizar la comunicación; en ese caso, obtendremos su autorización por escrito para realizar dichas comunicaciones.

  • A las personas que ayudan en su tratamiento: Healing Roots Counseling solo divulgará información médica protegida a las personas que lo atiendan, ayudándolo a pagar sus facturas, u otros familiares cercanos o amigos si estas personas necesitan conocer esta información para ayudarlo, y entonces solo en la medida permitida por la ley. Por lo general, obtendremos su consentimiento escrito antes de divulgar su información a familiares o amigos. Si puede tomar sus propias decisiones de atención médica, Healing Roots Counseling le pedirá permiso antes de utilizar su información médica para estos fines. Si no puede tomar decisiones de atención médica, Healing Roots Counseling divulgará información médica relevante a miembros de la familia u otras personas responsables si creemos que es lo mejor para usted hacerlo, incluso en una situación de emergencia.

  • Investigación: la ley federal permite que Healing Roots Counseling use y divulgue información médica sobre usted con fines de investigación, ya sea con su autorización específica por escrito o cuando el estudio haya sido revisado para la protección de la privacidad por una Junta de Revisión Institucional o una Junta de Privacidad antes de que comience la investigación. En algunos casos, a los investigadores se les puede permitir usar información de manera limitada para determinar si el estudio o los posibles participantes son apropiados. La ley de Minnesota generalmente requiere que obtengamos su consentimiento antes de divulgar su información médica a un investigador externo. Haremos un esfuerzo de buena fe para obtener su consentimiento o negarse a participar en cualquier estudio de investigación, como lo requiere la ley, antes de divulgar cualquier información identificable sobre usted a investigadores externos.

  • Según lo exija la ley: divulgaremos información médica sobre usted cuando así lo exija la ley federal, estatal o local.

  • Para evitar una amenaza grave para la salud o la seguridad: podemos usar y divulgar su información médica cuando sea necesario para prevenir una amenaza grave para su salud y seguridad o la salud y seguridad del público o de otra persona. Cualquier divulgación debe hacerse solo a alguien que pueda ayudar a prevenir la amenaza. Además, la ley de Minnesota generalmente no permite estas divulgaciones a menos que tengamos su consentimiento por escrito, o cuando la divulgación sea específicamente requerida por la ley, incluidas las circunstancias limitadas en las que los profesionales de la salud de Healing Roots Counseling tienen el "deber de advertir."

  • Para socios comerciales: Algunos servicios son proporcionados por o para Healing Roots Counseling a través de contratos con socios comerciales. Los ejemplos incluyen a Healing Roots Counseling, abogados, consultores, agencias de cobranza y organizaciones de acreditación. Podemos divulgar información sobre usted a nuestros socios comerciales para que puedan realizar el trabajo que les hemos contratado. Para proteger la información que se divulga, cada socio comercial debe firmar un acuerdo para salvaguardar adecuadamente la información y no volver a divulgarla a menos que la ley lo permita específicamente.

Su información médica puede divulgarse en las siguientes situaciones especiales:

  • Militares y veteranos: si usted es miembro de las fuerzas armadas, divulgaremos su información médica según lo soliciten las autoridades militares si así lo exija la ley o cuando tengamos su consentimiento por escrito. También podemos divulgar información médica sobre personal militar extranjero a la autoridad militar extranjera correspondiente según lo requiera la ley o con consentimiento por escrito.

  • Compensación para trabajadores (Workmens’ Compensation): podemos divulgar su información médica para compensación para trabajadores o programas similares. Estos programas brindan beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo. Se nos permite divulgar información sobre su lesión relacionada con el trabajo a su empleador o la aseguradora de compensación laboral de su empleador sin su consentimiento específico, siempre que la información esté relacionada con un reclamo de compensación laboral.

  • Salud pública: podemos divulgar información médica sobre usted a las autoridades de salud pública para actividades de salud pública. Estas divulgaciones generalmente incluyen las siguientes situaciones:

    • Prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades;

    • Informar nacimientos y muertes;

    • Informar abuso o negligencia infantil, o abuso de un adulto vulnerable;

    • Informar reacciones a medicamentos o problemas con productos;

    • Notificar a las personas sobre el retiro del mercado de productos que puedan estar usando;

    • Notificar a una persona que puede haber estado expuesta a una enfermedad o que puede estar en riesgo de contraer o propagar una enfermedad o afección; o

•     Informar a la FDA según lo permita o requiera la ley.

 

 

  • Actividades de supervisión de la salud: Healing Roots Counseling puede divulgar información médica a una agencia de supervisión de la salud para actividades de supervisión de la salud que estén autorizadas por la ley. Estas actividades de supervisión incluyen, por ejemplo, auditorías gubernamentales, investigaciones, inspecciones y actividades de obtención de licencias. Estas actividades son necesarias para que el gobierno controle el sistema de atención médica, los programas gubernamentales y el cumplimiento de las leyes de derechos civiles. La ley de Minnesota requiere que la información de identificación del paciente (por ejemplo, su nombre, número de seguro social, etc.) se elimine de la mayoría de las divulgaciones con fines de supervisión de la salud, a menos que nos haya proporcionado su consentimiento por escrito para la divulgación.

  • Demandas y disputas: Podemos divulgar información médica sobre usted en respuesta a una orden judicial válida o autorización legal, o con su consentimiento por escrito.

  • Cumplimiento de la ley: Podemos divulgar información médica si así lo solicita un oficial de cumplimiento de la ley en respuesta a una orden judicial válida, una citación del gran jurado o una orden judicial, o con su consentimiento escrito.

También podemos divulgar información a las fuerzas del orden público que no forma parte del registro de salud (en otras palabras, información no relacionada con la salud) por las siguientes razones:

    • Para indentificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo material o persona desaparecida;

    • Si es víctima de un delito, si, en determinadas circunstancias limitadas, no podemos

obtener su consentimiento;

    • Acerca de una muerte que creemos que puede ser el resultado de una conducta criminal;

    • Sobre conducta criminal en nuestras instalaciones; y

    • En circunstancias de emergencia para denunciar un delito; la ubicación del crimen o las víctimas;

    • la identidad, descripción o ubicación de la persona que cometió el delito.

  • Médicos forenses, Examinadores médicos y Directores de funerarias: divulgaremos información médica a un médico forense o examinador médico en el caso de ciertos tipos de muerte, y debemos divulgar los registros de salud a petición del médico forense o médico examinador. Esto puede ser necesario, por ejemplo, para determinar la causa de la muerte. Otras divulgaciones de su historial médico requerirán el consentimiento de un cónyuge sobreviviente, padre, persona designada por usted por escrito o su representante legalmente autorizado.

  • Actividades de inteligencia y seguridad nacional: Divulgaremos información médica sobre usted a funcionarios federales autorizados para actividades de inteligencia, contrainteligencia y otras actividades de seguridad nacional solo según lo exija la ley o con su consentimiento por escrito.

  • Servicios de protección para el Presidente y otras personas: divulgaremos información médica sobre usted a funcionarios federales autorizados para que puedan brindar protección al presidente, otras personas autorizadas o jefes de estado extranjeros, o realizar investigaciones especiales solo según lo requiera la ley o con su consentimiento por escrito.

  • Presos: Si usted es un preso de una institución correccional o está bajo la custodia de un oficial de la ley, divulgaremos su información de salud a la institución correccional o al oficial de la ley solo según lo permita la ley o con su consentimiento por escrito.

Confidencialidad de los registros de pacientes con trastornos por uso de sustancias:

  • La confidencialidad de los registros de pacientes con trastornos por uso de sustancias que mantiene Healing Roots Counseling está protegida por las leyes y reglamentos federales.

  • Por lo general, es posible que no reconozcamos que una persona está recibiendo tratamiento para un trastorno por uso de sustancias ni divulguemos información que identifique que un paciente tiene o ha tenido un trastorno por uso de sustancias, a menos que:

1.     El paciente da su consentimiento escrito;

2.     La divulgación está permitida por orden judicial; o

3.     La divulgación se hace al personal médico en una emergencia médica o al personal calificado para investigación, auditoría o evaluación del programa.

  • Las leyes y regulaciones federales tampoco protegen ninguna información sobre un delito cometido por un paciente, contra Healing Roots Counseling o contra cualquier persona que trabaje para Healing Roots Counseling en Consejería o sobre cualquier amenaza a cometer tal crimen.

  • Las leyes y reglamentaciones federales no protegen ninguna información sobre sospecha de abuso o negligencia infantil para que no se informe según la ley estatal a las autoridades estatales o locales correspondientes.

  • La violación de las leyes y regulaciones federales por parte de Healing Roots Counseling o cualquier otro programa sujeto a 42 C.F.R parte 2 es un crimen. Las presuntas infracciones se pueden informar al Fiscal de los Estados Unidos para el Distrito de Minnesota.

U.S. Attorney, District of Minnesota U.S. Courthouse
300 S 4th Street, Suite 600

Minneapolis, MN 55415

(612) 664-5600

(Consulte 42 U.S.C 290dd-3 y 42 U.S.C 290ee-3 para las leyes federales y 42 CFR parte 2 para las regulaciones federales).

Tiene los siguientes derechos con respecto a la información médica que mantenemos sobre usted:

Derecho a inspeccionar y copiar: Tiene derecho a inspeccionar y recibir una copia de su información médica que se utiliza para tomar decisiones sobre su tratamiento. Por lo general, esto incluye registros médicos y de facturación mantenidos por Healing Roots Counseling.

Si desea inspeccionar y copiar información médica, debe enviar su solicitud por escrito a Healing Roots Counseling, atención: Rebecca Hines, 6542 Regency Lane, Suite 205, Eden Prairie, MN, 55344. Si solicita una copia de la información, podemos cobrar una tarifa razonable por los costos de copia, envío u otros suministros asociados con su solicitud, en la medida en que lo permitan las leyes estatales y federales. Si mantenemos su información médica de forma electrónica como parte de un conjunto de registros designado, tiene derecho a recibir una copia de su información médica en formato electrónico cuando lo solicite. También puede indicarnos que transmitamos su información médica (ya sea en forma impresa o electrónica) directamente a una entidad o persona que usted haya designado clara y específicamente por escrito.

Podemos denegar su solicitud de inspeccionar y copiar su información en determinadas circunstancias muy limitadas. Por ejemplo, podemos denegar el acceso si su proveedor de tratamiento cree que será perjudicial para su salud o podría representar una amenaza para otros. En estos casos, podemos proporcionar la información a un tercero que puede entregarle la información. Si se le niega el acceso a la información médica, puede solicitar que se revise la denegación. Otro profesional de la salud con licencia elegido por Healing Roots Counseling revisará su solicitud y la denegación. La persona que realiza la revisión no será la persona que denegó su solicitud. Nosotros cumpliremos con el resultado de la revisión.

  • Derecho a solicitar una enmienda: si cree que la información médica que tenemos sobre usted es incorrecta o está incompleta, tiene derecho a solicitarnos que cambiemos la información. Tiene derecho a solicitar una enmienda mientras la información sea guardada por o para Healing Roots Counseling.

Para solicitar un cambio en su información, su solicitud debe hacerse por escrito y enviarse a Healing Roots Counseling, 6542 Regency Lane, Suite 205, Eden Prairie, MN, 55344. Además, debe proporcionar una razón que respalde su solicitud.

Healing Roots Counseling puede rechazar su solicitud de enmienda si no está por escrito o no incluye una razón para respaldar la solicitud. Además, podemos denegar su solicitud si nos solicita que modifiquemos información que:

o   No fue creado por Healing Roots Counseling a menos que la persona o entidad que creó la información ya no esté disponible para hacer la enmienda;

o   No es parte de la información médica guardada por o para Healing Roots Counseling;

o   No es parte de la información que se le permitiría inspeccionar y copiar; o

o   Es precisa y completa.

  • Derecho a un informe de divulgaciones: tiene derecho a solicitar un "informe de divulgaciones." Esta es una lista de las divulgaciones que hicimos de su información médica. Esta lista no incluirá divulgaciones para tratamiento, pago y operaciones de atención médica; divulgaciones que usted haya autorizado o que se le hayan hecho; divulgaciones con fines de inteligencia o seguridad nacional; divulgaciones a instituciones correccionales o fuerzas del orden público bajo su custodia; y ciertas otras divulgaciones.

Para solicitar esta lista de divulgaciones, debe enviar su solicitud por escrito a Healing Roots Counseling, 6542 Regency lane, Suite 205, Eden Prairie, MN, 55344. Su solicitud debe indicar un período de tiempo para el cual desea la contabilidad. El período contable no puede remontarse más de seis años a partir de la fecha de la solicitud Puede recibir una contabilidad gratuita en cualquier período de 12 meses. Le cobraremos por solicitudes adicionales.

  • Derecho a solicitar restricciones: tiene derecho a solicitar una restricción o limitación de la información médica que usamos o divulgamos sobre usted. Si paga de su bolsillo en su totalidad por un artículo o servicio, entonces puede solicitar que no divulguemos información relacionada únicamente con dicho artículo o servicio a su plan de seguro para fines de pago u operaciones de atención médica. Estamos obligados a estar de acuerdo con dicha solicitud, a menos que solicite una restricción sobre la información que divulgamos una organización de mantenimiento de la salud ("HMO") y la ley nos prohíbe aceptar pagos de usted por encima del monto de costo compartido del artículo o servicio que está sujeto a la restricción solicitada. Sin embargo, no estamos obligados a aceptar ninguna otra solicitud. Si aceptamos, cumpliremos con su solicitud a menos que la información sea necesaria para brindarle tratamiento de emergencia o usted solicite que eliminemos la restricción.

Para solicitar restricciones, debe hacer su solicitud por escrito a Healing Roots Counseling, 6542 Regency Lane, Suite 205, Eden Prairie, MN, 55344. En su solicitud, debe decirnos (1) qué información desea limitar; (2) si desea limitar nuestro uso, divulgación o ambos; y (3) a quién desea que se apliquen los límites.

  • Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales: tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted sobre asuntos médicos de una determinada manera o en un determinado lugar. Por ejemplo, puede solicitar que solo nos comuniquemos con usted solo en el trabajo o solo por correo.

Para solicitar comunicaciones confidenciales, debe hacer su solicitud por escrito a Healing Roots Counseling, 6542 Regency Lane, Suite 205, Eden Prairie, MN, 55344. No le preguntaremos el motivo de su solicitud. Acomodaremos todas las solicitudes razonables. Su solicitud debe especificar cómo o dónde desea ser contactado, y es posible que le solicitemos que proporcione información sobre cómo se manejará el pago.

  • Derecho a una copia impresa de este aviso: Tiene derecho a recibir una copia impresa de este aviso. Puede pedirnos que le demos una copia de este aviso en cualquier momento. Este aviso se encuentra en nuestro sitio web (www.healingrootsmn.com).

Cambios a este aviso

La fecha de vigencia de este aviso es el 9 de mayo de 2023 y se ha actualizado a partir del 9 de mayo de 2023. Nos reservamos el derecho de cambiar este aviso. Nos reservamos el derecho de hacer que el aviso revisado o modificado sea efectivo para la información médica que ya tenemos sobre usted, así como para cualquier información que recibamos en el futuro. Si se cambian los términos de este aviso, Healing Roots Counseling le proporcionará un aviso revisado cuando lo solicite, y publicaremos el aviso revisado en ubicaciones designadas en Healing Roots Counseling.

Quejas o Preguntas

Si cree que se han violado sus derechos de privacidad, puede presentar una queja ante nosotros o ante el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos. Para presentar una queja ante Healing Roots Counseling, o para hacer una pregunta sobre este Aviso, comuníquese con la directora comercial, Rebecca Hines 612-505-0815. Todas las quejas deben ser presentadas por escrito. No Serás penalizado por presentar una queja.

Otros usos y divulgaciones de información médica protegida

Estamos obligados a obtener una autorización escrito suya para la mayoría de los usos y divulgaciones de notas de psicoterapia, usos y divulgaciones de información médica protegida con fines de marketing y divulgaciones que constituyan una venta de información médica protegida. Excepto como se describe en este Aviso, Healing Roots Counseling no usará ni divulgará su información médica protegida sin una autorización específica por escrito de usted. Si nos proporciona esta autorización por escrito para usar o divulgar información médica sobre usted, puede revocar esa autorización, por escrito, en cualquier momento. Si revoca su autorización, ya no usaremos ni divulgaremos su información médica por las razones cubiertas por su autorización por escrito, excepto en la medida en que ya nos hayamos basado en su autorización. No podemos retirar ninguna divulgación que ya hayamos hecho con su permiso y estamos obligados a conservar nuestros registros de la atención que le brindamos.